5 időspóroló trükk cégvezetőknek
Bizonyára mindannyian jártunk már úgy, hogy amikor nekiálltunk egy feladatunknak, azzal együtt hirtelen két-három másik kötelezettség is előtérbe került, és a számtalan teendő közül nem tudtuk, melyiket priorizáljuk. Ilyenkor gyakran azzal is értékes időt vesztünk, hogy ezeket a döntéseket meghozzuk. Ebben a blogcikkben összeszedtem öt trükköt, amelyek segítségével bárki könnyedén strukturálhatja az idejét.
1. Gyorsjegyzetek készítése
Első hallásra egy roppant egyszerű, már-már triviális dolog olyan gyorsjegyzeteket készíteni, amelyek megakadályozzák az ötleteink elveszését,
és ne kelljen gondolkodnunk azon, hogy min kell gondolkodnunk.
Ez lehet egy jegyzettömb, határidőnapló, de akár egy virtuális, mobiltelefonon és számítógépen is bármikor elérhető jegyzetkezelő program. Ezek használatánál nem fontos pontosan leírnunk a tennivalóinkat, hanem az a lényeg, hogy néhány kulcsszót jegyezzünk fel magunknak, amelyekből nyugodt körülmények között vissza tudjuk fejteni, mire is emlékeztetjük magunkat.
Egy ilyen jegyzettömböt bármilyen körülmények között – legyen szó akár egy éjszaka, félálomban született gondolatról, akár egy moziban, baráti társaságban beugró ötletről – remekül tudunk használni, sőt, javaslom mindenkinek, hogy bármi eszükbe jut, mindenképpen írják le. Nem kell kidolgozni, elég egy utalást hagyni magunknak, amely alapján később vissza tudunk térni rá, és
ezzel a fejben tartáshoz szükséges energiákat és az adott dolog felidézésére fordított időt is megspórolhatjuk.
A gyorsjegyzet használatának a fontossága persze valószínűleg senkinek nem új információ. A dolgok felírása azonban csak az egyik fele a technikának. Ami igazán lényeges, hogy naponta legalább egyszer elkülönítsünk egy fél órát, amit kizárólag a gyorsjegyzetbe felírt tennivalók, ötletek elintézésével, kidolgozásával töltünk.
Ez természetesen úgy is megtörténhet, hogy a felírt kulcsszavakat kiegészítjük, instrukcióval látjuk el, ezután delegáljuk valakinek a feladatot. Az ötlet pedig bekerülhet a soron következő, kollégákkal, ügyfelekkel tartott értekezlet témái közé, és így addig nem kell foglalkoznunk vele. Rengeteg időt meg lehet takarítani, ha nem egyesével hívogatjuk fel az érintetteket, hanem akkor kerül csak napirendre az adott tennivaló, amikor egyébként is együtt vannak az érintettek, és alapesetben is rájuk terveztük szánni az időnket.
A jegyzettömbünket strukturálhatjuk is. A közeli munkatársainknak, partnereinknek, de akár barátainknak, hozzátartozóinknak szentelhetünk egy-egy külön fület vagy oldalt, így akár már a felírás pillanatában konkrét személyhez – akár saját magunkhoz – vagy szervezethez rendelhetjük a feladatokat. Fontos, hogy a napi feldolgozás után nem szabad tételeket hagyni a gyorsjegyzetben, hanem mindenképpen érdemes valamihez vagy valakihez átcsoportosítani.
Amikor a gyorsjegyzetbe leírtakkal foglalkozunk, ne végezzünk párhuzamos tevékenységeket, hanem a tennivalókon legyen a fókuszunk,
így ezen a napi egyszeri fél órán kívül máskor nem kell időt és energiát áldoznunk a fejbentartásukra, megoldásukra.
2. Delegálás
Fentebb már említettem, hogy ha olyan feladatok kerülnek a látóterünkbe, amelyeket nem feltétlenül csak mi tudunk elvégezni, azt bízzuk valamelyik munkatársunkra. Én azt gondolom, hogy már akár egy egyéni vállalkozónak is érdemes legalább félállásban egy asszisztenst alkalmazni, ha úgy érzi, behavazzák a tennivalók, így az olyan egyszerű teendők, mint például postára járás, lekerülnek a válláról.
Fantasztikus érzés, amikor a delegálás után megszabadulunk az adott feladat súlyától, és nyugodtabban tudunk azokra koncentrálni, amelyeket csak mi tudunk elvégezni.
Természetesen a delegálásnak sem kell azonnal megtörténnie. A legtöbb esetben, ha nem halaszthatatlan teendőről van szó, én is csak a heti értekezletek alkalmával adom ki a feladatokat, így nem kell emiatt külön telefonálással, e-mailezéssel időt töltenem.
Sok vállalkozó esik bele abba a hibába, hogy azért nem delegál, mert azt gondolja, amennyi időt a feladat leírásával, kiadásával el kell töltenie, annyi alatt ő maga is el tudja végezni.
Arról azonban nem szabad elfeledkezni, hogy ez csak az első néhány alkalommal lesz így, aztán amikor már századszorra kapja meg a kolléga az elintéznivalót, akkor már akár nálunk is hatékonyabban, precízebben tud eljárni.
A másik nagy félelme a cégvezetőknek a delegálással kapcsolatban, hogy attól tartanak, a kollégáik nem olyan minőségben végzik el a rájuk osztott feladatot, amilyenben ő elvárná. Ezen a területen is komoly szemléletváltásra van szüksége a vállalkozóknak.
Ismerd meg a munkatársak kiválasztásának folyamatát AZ ÁLLÁSHIRDETÉSTŐL A FELELŐSSÉG ÁTADÁSÁIG!
Kérd MOST a részletes tudásanyagot DÍJMENTESEN!
KÉREM AZ EBOOKOT >
Milyen témákat érint az ebook?
Milyen témákat érint az ebook?
- Mi kell ahhoz, hogy igazán jó munkatársak akarjanak Veled dolgozni?
- Hogyan tedd vonzó munkahellyé a cégedet?
- Hogy néz ki egy hatékony álláshirdetés?
- Milyen egy gyümölcsöző állásinterjú?
- Hogyan éreztesd a munkatársaiddal, hogy megbecsülöd őket?
- Miként add át a felelősséget a kulcskollégáidnak?
KÉREM AZ EBOOKOT >
Ismerd meg a munkatársak kiválasztásának folyamatát AZ ÁLLÁSHIRDETÉSTŐL A FELELŐSSÉG ÁTADÁSÁIG!
Kérd MOST a részletes tudásanyagot DÍJMENTESEN!
Milyen témákat érint az ebook?
- Mi kell ahhoz, hogy igazán jó munkatársak akarjanak Veled dolgozni?
- Hogyan tedd vonzó munkahellyé a cégedet?
- Hogy néz ki egy hatékony álláshirdetés?
- Milyen egy gyümölcsöző állásinterjú?
- Hogyan éreztesd a munkatársaiddal, hogy megbecsülöd őket?
- Miként add át a felelősséget a kulcskollégáidnak?
KÉREM AZ EBOOKOT >
Azt gondoljuk, hogy vezetőként nekünk a cégünkben 100%-ot kell teljesítenünk. Ez nem így van. Az elvárthoz képest 120%-osra kell megcsinálnunk mindent, ugyanis ha a kollégáink ennek a 80-85%-át teljesítik csak, akkor kijön az elvárt szint. Ha képes az adott munkatárs arra, hogy hozzánk képest 80%-osan teljesítsen, akkor már érdemes delegálnunk neki a feladatokat. Ellenkező esetben el kell gondolkodnunk rajta, hogy biztosan alkalmas-e az illető az adott poszt betöltésére.
Ideális esetben egy megfelelő pozícióban lévő kolléga, ha beletanul a feladatkörbe, akár még nálunk is magasabb színvonalon fogja tudni teljesíteni a rá kiosztottakat.
Az onlineMárkaboltban most már szinte nincs is olyan feladat, amelyet én végzek a legjobban, és nem valamelyik munkatárs.
3. Tömbösítés
A tömbösítés elsősorban azt az időt spórolja meg nekünk, amelyet a különböző típusú feladatok között a ráhangolódással töltünk el. Ha a hasonló jellegű tennivalókat összecsoportosítjuk egy napra, napszakra, sokkal jobban rájuk tudunk koncentrálni, így hatékonyabban, üresjáratok nélkül tudjuk elintézni őket.
Számomra például ilyen, amikor egy napra időzítem az összes ügyintézéssel, adminisztrációval kapcsolatos tennivalómat, és aznap nem végzek kreatív munkát, mert nem ugyanúgy, ugyanolyan koncentrációs szinttel végzem a két feladattípust, és idő- és energiaigényes átállítani a gondolkodásmódomat.
Tömbösíteni nemcsak teendőket lehet, hanem a kommunikációt is. A beérkező e-maileket, Messenger üzeneteket általában csak átfutom, a megválaszolásukat tömbösítve végzem egy kifejezetten az e-mailezésnek szentelt idősávban.
Hasonlóan kezelem a bejövő hívásokat is. Cégvezetőként megteheted, hogy ne akkor fogadd a bejövő hívást, amikor a téged hívónak alkalmas az időpont. A kommunikációval kapcsolatos alapelvem, ami rengeteg időt megspórol nekem:
Mindenki igazodjon hozzám!
Nyilván, ha közeli rokonunk, barátunk hív, akkor mindenképpen vegyük fel, hiszen ezek fontos személyes, emberi kapcsolatok. De az üzleti partnerekhez, kollégákhoz semmiképpen sem nekünk kell igazodnunk, hanem nekik hozzánk.
Kommunikációval kapcsolatban akár az embereket is lehet tömbösíteni. Létrehozhatunk külön ágaknak, vezetői rétegeknek levelezési címlistákat, Messenger-csoportokat, ahol egyszerre tudjuk értesíteni egymást minden közérdekű információval, felmerülő problémával kapcsolatban. Így egy gombnyomással eljut minden érintetthez az aktuális tudnivaló, és nem kell külön-külön felhívni mindenkit. Ezt bizonyára sokan használják már, de ha mégsem, én mindenkit csak bíztatni tudok erre, mert egyszerű, de nagyszerű lehetőség időspórolásra.
4. Priorizálás
Sokak számára jelent nehézséget, hogy mi alapján határozzák meg, melyik feladatokat priorizálják, végezzék el először. Erre, azt gondolom, nincs egyetemes megoldás. Mindenkinek más struktúra szerint működik a vállalkozása, más az iparága, és természetesen a személyes beállítottságtól is függ, hogy kinek mi jön be.
Én, mivel gyakran elrettentőnek tűnik a gyorsjegyzetbe felírt teendők mennyisége,
az apróságokkal kezdem, hogy ne tereljék el a figyelmemet, átláthatóbbá váljon maga a lista is, és én is az egyszerűbb feladatokkal hangolódjak rá a problémamegoldásra.
A komolyabb, több gondolkodást igénylő munkának ezután sokkal könnyebben tudok nekiállni.
Természetesen ezt én azért tudom megtenni, mert nekem már jellemzően nincsenek határidős teendőim. De ha éppen akad is ilyesmi, az egészen biztosan ráér arra az öt-hat percre, amíg az apróságokat kiszórjuk a listáról.
5. Párhuzamosítás
Talán nem tudatosan, de biztos vagyok benne, hogy nagyon sokan már használják a párhuzamosítás eszközét. A legjobb példa talán ennek a trükknek az alkalmazására a vezetés közbeni telefonálás. Én rendszeresen intézem autózás közben az üzleti telefonjaimat, hiszen az utazás általában egy szükséges, kikerülhetetlen időtöltés, azonban nincsenek kihasználva közben azok a csatornáim, amelyek egy telefon elintézésére kellenek.
Mivel azokat az órákat a vezetéssel egyébként is eltölteném, az ekkor letudott telefonok időtartamát tulajdonképpen így megnyerem magamnak.
Ha tudom, hogy hosszabb autózás vár rám (például én kéthetente levezetek Pécsre, ami oda-vissza összesen öt óra), akkor akár a naptáramba is beírok akkorra megbeszéléseket, konzultációkat.
Hasonlóan járhatunk el, ha előre tudjuk, hogy valahol várakoznunk kell majd. Nyugodtan magunkkal vihetjük a laptopunkat, telefonunkat, és egyszerűbb ügyeket, e-maileket, telefonokat akár a várakozási idő alatt is elintézhetünk.
De ha olyan feladataink vannak, amely csak motorikus munkát igényelnek, így a figyelmünket nem kötik le, akár online meetingek közben is végezhetjük őket. Emellett az online meetingnek azt a hatalmas előnyét is megtapasztalhattuk a járvány ideje alatt, hogy
értékes időt takaríthatunk meg, ha nem kell a különböző megbeszélések helyszínei között való utazással kalkulálnunk.
Természetesen, ha van rá módunk, évente legalább egyszer érdemes személyes találkozókat is beiktatni, hiszen az mégiscsak más, ünnepélyesebb, bensőségesebb egy ilyen alkalom.
Mindezek mellett persze elengedhetetlenül fontos, hogy fel tudjuk mérni, melyek azok a dolgok, amelyek ‘méltók’ az időnkre és energiáinkra, és tudjuk, hogy bizonyos problémákkal a mi szintünkön teljesen felesleges foglalkozni. Ahogy egyre gyakorlottabbá válunk az időnk beosztásában, egyre kevesebb dolog fog fontosnak tűnni a vállalkozásunkkal kapcsolatban, és egyre inkább saját magunk fejlesztése, fizikai és mentális egészsége, valamint az emberi kapcsolataink fognak előtérbe kerülni, amelyekre, szerintem, soha nem kár időt fordítanunk.
Kérdésed van? Írd meg nekünk!
Töltsd ki az alábbi űrlapot, vagy írj emailt a hello [kukac] szemleletvalto.hu címre!